Pourquoi Novéha a choisi Quadient pour upgrader sa comptabilité fournisseurs

Le centre de formation professionnelle Novéha a fait un premier pas vers la digitalisation de ses processus financiers en choisissant Quadient Comptes fournisseurs (Quadient AP) pour la gestion des comptes fournisseurs. À la clé, des circuits d’approbation plus efficaces et automatisés, ainsi qu’un gain de temps précieux pour le service.

 

Novéha, un acteur historique de la formation dans l’aménagement de l’habitat

En 2022, Novéha a franchi le cap du demi-siècle d’activité dans la formation des jeunes et des actifs aux métiers de l’aménagement de l’habitat. À Montaigu-Vendée où l’entreprise dispose de vastes locaux sur les bords de La Maine, Novéha forme chaque année environ 130 alternants et plus de 1500 salariés, grâce à 2000 m² de plateaux techniques (usinage, vernis, pose) et salles de formation récemment rénovés.

Novéha, c’est une vingtaine de collaborateurs et une quarantaine d’intervenants tiers sur les formations. Au cœur de ces équipes : Natacha Milcent, dix-huit ans d’ancienneté. Derrière l’étiquette d’assistante de gestion comptabilité et social, cette Vendéenne est notamment chargée de traiter environ 1500 factures fournisseurs adressées à Novéha chaque année. « J’ai repris le poste en pleine crise sanitaire en 2020, avec l’idée d’engager la transformation digitale pour sortir des traditionnels process papiers » se souvient-elle. « La charge était importante avec de nombreuses tâches : centralisation des factures, impressions, sollicitations à la volée des différents référents selon la typologie de facture pour approbation, saisie manuelle dans l’ERP, etc. Avec à tout moment le risque d’égarer un document ! »

 

La solution Quadient, un choix pragmatique

Via sa veille d’information, Natacha Milcent a été alertée de l’obligation prochaine d’accepter les factures fournisseurs au format électronique dès le 1er juillet 2024. C’est alors qu’un courrier adressé par Quadient va capter son attention : « Je connaissais la marque car nous avons une machine à affranchir de Quadient dans nos locaux, cela m’a inspiré confiance et j’ai rempli le formulaire en ligne pour être recontactée. »

 

La suite : trois mois et une dizaine d’échanges pour qualifier le besoin, présenter la solution en visio et affiner l’offre en fonction des attentes de l’entreprise. « Outre un process de gestion des factures entrantes plus fluide, nous étions demandeurs d’une solution facilitant le rapprochement entre factures et bons de commande » précise l’assistante de gestion comptabilité et social. « Elle devait aussi être capable de communiquer avec notre ERP et de s’adapter à notre double comptabilité analytique. Et plus globalement, nous voulions un outil simple et intuitif ! »

Avec le directeur général adjoint de Novéha, Samuel Richard, Natacha Milcent a souhaité challenger la proposition de Quadient. « On a assisté à la démonstration d’une autre solution, mais elle ne cochait pas toutes les cases et paradoxalement, elle était "trop complète" par rapport à nos besoins réels » dévoile la chargée de comptabilité fournisseurs de l’entreprise vendéenne.

 

Une prise en main intuitive

Une fois l’affaire conclue à l’été 2022 et après quelques mois de paramétrage de la solution Quadient Comptes fournisseurs, cette dernière pouvait être déployée chez Novéha à la fin du premier trimestre 2023. « J’ai pu bénéficier d’une formation complète l’espace d’une matinée pour m’approprier l’outil et pouvoir l’utiliser sans attendre » note Natacha Milcent. « Cela m’a permis de traiter rapidement les factures fournisseurs qui s’étaient accumulées les semaines précédentes. »

Et pour cause : le process dématérialisé de traitement des factures entrantes s’est considérablement accéléré grâce au déploiement de Quadient comptes fournisseurs. « Comme il s’agit d’une solution autoapprenante grâce à l’IA, elle a rapidement permis d’affecter les bons champs en matière de comptabilité » apprécie l’assistante de gestion comptabilité et social.

 

Les bénéfices de l’automatisation

D’un process 100 % manuel, elle est passée à un traitement automatisé : « Il peut m’arriver de scanner les factures fournisseurs lorsqu’elles nous sont adressées au format papier, mais à partir de leur intégration dans la solution tout va très vite : imputation comptable, sélection du bon workflow de validation… Les écritures partent dans notre logiciel de comptabilité et les référents sont notifiés par mail afin d’approuver les factures en un clic. » Un connecteur développé par Quadient permet en effet d’automatiser l’import et l’intégration des données fournisseurs dans Sage 100, l’ERP de Novéha. Cet effort de rationalisation et de digitalisation des processus évite des ressaisies manuelles fastidieuses et leur lot d’erreurs.

Si elle ne l’a pas quantifié précisément, Natacha Milcent reconnaît un net gain de temps. « Il n’y a plus cette lourdeur que je pouvais ressentir auparavant, j’ai gagné en confort de travail. Je peux aussi consacrer davantage de temps à d’autres problématiques telles que les prévisions budgétaires. » La disparition progressive des process papiers apporte d’autres bénéfices à Novéha : « On a économisé sur la consommation de papier et de cartouches d’imprimante, et nous avons pu gagner de la place dans nos bureaux grâce à l’archivage en ligne des documents. »

En adoptant Quadient Comptes fournisseurs, Natacha Milcent a ouvert la voie à d’autres chantiers comme la facturation électronique. « J’ai consulté attentivement le livre blanc de Quadient sur le sujet pour comprendre la réforme. Ça va devenir rapidement notre sujet ! »

Comme Novéha, n'hésitez pas à nous demander une démo de notre solution ou de plus amples renseignements.