GDSN

Beim GDSN handelt es sich um das weltweit größte Netzwerk für Produktinformationen, welches es jedem Unternehmen aller Branchen ermöglicht, qualitativ hochwertige Artikeldaten nahtlos und sicher auszutauschen. 

Unternehmen sind verpflichtet, Produktstammdaten so aufzubereiten, dass sie den EU-Vorschriften entsprechen. Doch auch ihre eigenen Geschäftsprozesse im Bereich Einkauf, Logistik, Disposition und Verkauf verlangen nach aktuellen Produktinformationen, wie exakte Bezeichnung, Maße und Gewicht. 

Beim GS1 GDSN handelt es sich um einen GS1-zertifizierten Datenpool aus standardisierten Datensätzen, der es Sendern und Empfängern von Produktinformationen ermöglicht, relevante Daten in Echtzeit auszutauschen und zu synchronisieren. Werden Änderungen eingepflegt, erhalten die Handelsunternehmen eine Mitteilung. Die Sicherheit des Datenaustauschs ist durch GS1-Standards gewährleistet.  

Bei der GDSN-Datenkommunikation werden alle Standards sowie die Validierungsregeln des GS1, des Zielmarkes und der Empfänger automatisch eingehalten. Die relevanten Produktinformationen müssen von den Herstellern lediglich einmalig im zentralen GDSN-Datenpool eingepflegt werden und lassen sich hierüber in Echtzeit synchronisieren. Allen Handelspartnern steht damit eine Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) für alle Produktstammdaten zur Verfügung, die sie für ihre unternehmerischen Zwecke abrufen und nutzen können. Damit haben sie die Möglichkeit, auf einheitliche Produktinformationen zuzugreifen, Produktklassifikationen zu standardisieren, die Einhaltung von Standards zu überprüfen und alle Vorschriften zu erfüllen.  

Im globalen Datenmodell (GDM), das den nahtlosen Datenaustausch unabhängig von der verwendeten Technologie unterstützt, sind die Attribute weltweit einheitlich definiert, die erforderlich sind, um ein Produkt zu listen, zu bewegen, zu lagern und zu vertreiben.  

Für die Nutzung des GDSN ist die GTIN (Global Trade Item Number) zur eindeutigen Identifikation von Produkten ebenso wie die GPC (Global Product Classification) zur Angabe der Klassifikation.  

Durch die automatische Bereitstellung und Verwaltung der Daten profitieren Handelspartner von einem direkten Zugang zu aktuellen und verlässlichen Produktinformationen, welche für einen funktionierenden nationalen und internationalen Warenverkehr unerlässlich sind. Die automatische Synchronisierung ermöglicht einen effizienten Informationsaustausch und spart daher Zeit und Kosten. Dank der Eliminierung manueller Prozesse lassen sich lückenhafte Angaben vermeiden. So wird die Datenqualität verbessert und die Fehlerquote sinkt. In der Folge können Produkte schneller auf den Markt gebracht werden, wobei sich die Transparenz für Handelspartner und Konsumenten gleichermaßen erhöht.  

Eine Beteiligung am GDSN wirkt sich auch im weiteren Produktlebenszyklus aus: Eine fundierte Datenbasis sorgt für eine präzisere Auftragsabwicklung, verbessert die Lagerbewirtschaftung und mindert Bestandslücken. Zuverlässige und aktuelle Produktinformationen sind nicht zuletzt die Basis für ein optimiertes Einkaufserlebnis und einen guten Kundenservice. 

Von standardisierten und synchronisierten Daten profitieren alle Akteure entlang der Lieferkette: Zulieferer haben die Möglichkeit, ihre Lagerbestände automatisch aufzustocken. Darüber hinaus lassen sich Transaktionsfehler aufgrund falsch zugeordneter Auftragsdaten vermeiden. 

Bevor Unternehmen Initiativen anstoßen, um den Datenaustausch zu optimieren, sollten sie sich darüber bewusst sein, dass hierbei nicht nur die Technologie, sondern auch Menschen und Prozesse wichtige Einflussfaktoren darstellen. Werden hier falsche Annahmen angestellt und ungünstige Entscheidungen getroffen, kann es sein, dass Unternehmen zwar viele Ressourcen einsetzen, jedoch mit einer geringen Rentabilität belohnt werden.

Die eigenen Bedürfnisse im Blick 

Die Datensynchronisation sollte von den individuellen Anforderungen des Unternehmens abhängig sein und darauf abgestimmt werden. 

Das Governance-Konzept prüfen 

Um die Datensynchronisation zu optimieren, braucht es ein klares Governance-Konzept. Im Fokus stehen dabei die Sicherstellung der Datenintegrität, die Einhaltung von Datenrichtlinien und -standards sowie mögliche Anpassungen der Organisationsstruktur. 

Die IT-Verantwortlichen ins Boot holen 

Für eine nachhaltige Datenstrategie bedarf es einer engen Abstimmung mit der IT-Abteilung. Im Zentrum des Interesses stehen hier Integrationsleistungen, Datenstrukturen und Sicherheitsmaßnahmen. 

Die Prozesse anpassen 

Für eine effektive Datenstrategie spielen standardisierte und flexible Prozesse, die die individuellen Geschäftsanforderungen ebenso wie die Organisationsstruktur berücksichtigen, eine wichtige Rolle. Auf welcher Grundlage und auf Basis welcher Quellen werden Daten erhoben und inwiefern sind Geschäftsprozesse bereits automatisiert? 

Die GS1 Germany hat gemeinsam mit Vertretern aus Industrie, Handel und Dienstleistung auf Basis des GDSN-Standards Attribute definiert, die den Austausch von Produktstammdaten für Deutschland stark vereinfachen und die bilaterale Kommunikation zwischen Handelspartnern erleichtert. Das Attribute-Set werden ebenso wie die GDSN-Regeln werden auf Basis der Marktveränderungen und -anforderungen stetigen Prüfungen unterzogen. So kann gewährleistet werden, dass die Inhalte im GDSN dazu beitragen, ein nahtloses Einkaufserlebnis über alle Kanäle hinweg zu schaffen.   

Ende Mai 2023 wurde aufgrund der steigenden Anforderungen an Produktdaten im deutschen GDSN-Zielraum eine neue Verordnung eingeführt, um die Datenqualität weiterhin sicherzustellen und darüber hinaus die Effizienz und Genauigkeit des Datenaustauschs zu verbessern. Im Zuge dessen wurden klare Standards für die Datenqualität gesetzt und Validierungsregeln für Unternehmen festgelegt. So tragen sie jetzt nicht nur in punkto Aktualität und Vollständigkeit der Daten, sondern auch bei der Validierung die volle Verantwortung für ihre Stammdaten. Die Verordnung zielt darauf ab, die Verbrauchersicherheit zu gewährleisten und die Transparenz entlang der gesamten Lieferkette zu optimieren.